چگونه با کارمندان ارتباط موثر برقرار کنیم؟
ارتباط موثر با کارمندان از مهمترین دلایل پیشرفت و رشد هر کسب و کاری است اما متاسفانه با وجود اهمیت بالا، توجه زیادی به این اصل مهم نمیشود.
در دنیای کسب و کار و در شرایط مشابه، پیشرفت و ارتقاء از آن فردی است که نحوه ارتباط موثر در محیط کار و رفتار با هر فردی را میداند. طبیعی است فردی که از این مهارتها محروم است، باید تمام عمر در یک سطح کاری بماند و نتایجی برابر با تلاشهای خود به دست نیاورد.
حدود ۷۵ تا ۸۰ درصد زمان در هر روز، به نوعی در ارتباط با دیگران سپری میشود. به عبارت دیگر گفتگوهای بینفردی، متقاعد کردن، راهنمایی کردن، تقاضا کردن، دستور دادن و پرسش و پاسخ، بخش زیادی از هر روز ما را به خود مشغول میکنند. هر چه ذهنیات خویش را روشنتر به دیگران منتقل کنیم، در اثرگذاری بر دیگران و کنترل رفتار آنها موفقتر خواهیم بود.
از آن جایی که انسان برای رفع نیازهای مهم خویش دست به عمل میزند، به همین دلیل آگاهی از علل و انگیزه رفتار و گفتار دیگران، ما را در درک و فهم آنان به میزان زیادی یاری میدهد.
لازم به ذکر است آنچه از نظر یک فرد اهمیت دارد از نظر فردی دیگر به همان اندازه مهم نیست. در نتیجه تحریکپذیری ذهن در شرایط مختلف و در افراد مختلف متفاوت است. بنابراین برای اینکه در ذهن فردی نفوذ کنید و تفکر و اعمالش را تغییر دهید، ابتدا باید با توجه به تمایلات ذهنی او نقاط حساس و تحریکپذیر ذهنش را کشف کرده و بین خواست خود و نیازهای او ارتباط برقرار کنید.
انسان به طور معمول دستورات خشک و تحکیمی را نوعی اهانت به خود برداشت میکند. هر وقت پیشنهاد و یا درخواست را به جای صدور دستور استفاده کنید، کارمندان به جای رنجش یا حالت دفاعی، فعالیت و تلاش مایل میشوند. به تجربه دریافتهام که درخواست و پیشنهاد به جای دستور دادن، نتایج فوقالعاده بهتری به همراه میآورد. با استفاده به عبارات کلیدی زیر دستورات را در قالب پیشنهاد و تقاضا مطرح کنید:
- چرا به این شکل کار را انجام نمیدهید؟
- نظرتان درباره … چیست؟
- فکر میکنید بتوانید …؟
- فکر میکنید چه زمانی این کار آماده شود؟
به هر حال فضایی ایجاد کنید که کارمندان تصور کنند وظایف آنها از ایدهه و تفکرات خودشان بوده است. شما میتوانید بدون بیان هیچ کلمهای، نفوذ خود را بر محیط کاری افزایش دهید. به عبارت دیگر جاذبه و اقتدار شخصیت شما میتواند از طریق کلمات و حالات صورت و ظاهرتان به کارمندان منعکس شود. یک مدیر مدبر و لایق از قامتی برافراشته، سری رو به بالا و چهرهای سرشار از انرژی برخوردار است.
مدیر لایق اگرچه ممکن است در شرایط غیرقابل پیشبینی قرار بگیرد، اما خود را نمیبازد و خونسردی خود را حفظ میکند. هرگز نمیتوان با ایرادگیری و توبیخ کسی را به تصحیح اشتباهش واداشت. انتقاد، روابط کاری را به خصومت میکشاند.
دستورات کنایهآمیز باعث تحقیر شدن کارکنان میشود و شرایطی ایجاد می کند که آنها نتوانند استعدادها و مهارتهای خود را نشان دهند. تردیدی نیست که تصحیح اشتباهات کارمندان از مسئولیتهای مدیر است اما این نکته را نباید از نظر دور داشت که نه از شخصیت کارمندان بلکه از عملکرد آنها باید انتقاد کرد. باید بین انتقاد از عملکرد و خردهگیری از شخصیت تفاوت قائل شویم.
برای اصلاح عملکرد به دقت به صحبتهای کارمندان گوش دهید و به علت و انگیزش رفتار آنها پی ببرید و قبل از آن از هرگونه اظهارنظر و نتیجهگیری خودداری کنید.
دانش و اطلاعات یک توان بالقوه است و مدیران موفق در تلاشند اطلاعات خود را درباره کار بیشتر کنند. اگر افراد را از اطلاعاتی درباره وضعیت و کیفیت کارشان محروم سازید، آنها نیز آنچه را که شما برای ادامه کار باید بدانید در اختیارتان نخواهند گذاشت. بنابراین چه مدیر یا کارمند، دریافت اطلاعات از عملکرد قبلی و درک قوت و کاستیهای کار مسیر پیشرفت را هموارتر میکند.
ارتباط موثر با کارمندان براساس دوستی و مشارکت استوار است. یکی از دوستان من که مدیر بخشی از یک شرکت تولیدی است، به دلیل روابط دوستانه با کارمندان خود به موفقیتهای زیادی رسید. او بدون اینکه تحت تاثیر رتبه و عنوان خود قرار بگیرد، کارکنان را به چشم یک دوست نگاه میکرد و با طرح سوالاتی مانند آنچه در زیر میآید آنها را در کار درگیر میکرد:
- فکر میکنید که این روش کار نتیجه بهتری میدهد؟
- ممکن است موضوع را برایم به طور کامل توضیح دهید؟
- مطمئن هستم مثل همیشه از عهده حل و فصل این مسئله بر میآیید.
- قبل از شروع کار مایلم از نظر شما آگاه شوم.
- راهحل شما درباره حل این مسئله چیست؟
همینطور که میبینید عبارت ذکرشده موجب ایجاد حس مهم بودن و ارزشمند بودن فرد میشود و او را به سعی و عمل بیشتر وامیدارد. ارتباط موثر با کارمندان از مهمترین روشهایی است که میتوان بهرهوری را در کسب و کار بالا برد زیرا آنها خود را جزئی از کار به حساب میآورند و به شکلی از مهارتها و توان خود استفاده می کنند که در غیر این صورت استفاده نمیکردند.