آموزش مدیریت مالی و کنترل هزینه و درآمد در سازمان
مدیریت فرآیندی با پایه و اساس تصمیمگیری است و تصمیمگیری نیازمند اطلاعات مستند و دانش علمی است. در اطلاعاتی که مدیران برای اتخاذ تصمیم نیاز دارند، اطلاعات مالی از اهمیت و جایگاه ویژهای برخوردار است. اغلب تصمیمات مدیران، مستقیم و غیرمستقیم پیامدهای مالی دارد و یا بر روی وضعیت مالی سازمان و کسب و کارها اثرگذار است. اطلاعات مالی ابزار مهم و ارزشمندی در جهت تصمیمات مربوط به تامین مالی، تخصیص و بودجهبندی و کنترل منابع اقتصادی در اختیار مدیران قرار میدهد و توانمندی آنان را بالا میبرد. باید در نظر داشت که شاخصهای مالی یکی از مهمترین و زیربناییترین شاخصهای موفقیت یک کسب و کار محسوب شده و نباید بدانها بیتوجه بود. در این مقاله قصد بررسی مفهوم مدیریت مالی و کنتزل هزینه و درآمد را داریم.
-
مدیریت مالی
مدیریت مالی در یک سازمان، مجموعه یا شخصی است که بر منابع و مصارف سازمان نظارت دارد و با استفاده از اطلاعات در دسترس اقدام به برنامهریزی، کنترل، سازماندهی و تصمیمگیری در حوزه مالی می کند تا سود سازمان و سود صاحبان سهام را افزایش دهد و از اتلاف هزینهها و زیان ها جلوگیری کند. به عبارتی تشخیص نشتیهای مالی وظیفه مدیران مالی است تا مانع از هدررفت سرمایه ها شوند.
-
موضوعات اساسی مطرح شده در مدیریت مالی
- بررسی روشهای تامین مالی
- بررسی روشهای ارزیابی و امکان سنجی سرمایهگذاری و طرق تخصیص منابع مالی
- کنترل منابع مالی و روشهای مدیریت آن
- تخصیص بهینه منابع مالی به امکانات سرمایهگذاری
- بررسی و ارزیابی روشهای ایجاد و بالا بردن سود و کاهش هزینه
- مشاوره به مدیران ارشد سازمان جهت اتخاذ تصمیمات صحیح مالی
- کنترل هزینه و افزایش درآمد
-
کنترل هزینه و افزایش درآمد
یکی از مباحث مهم در مدیریت مالی کنترل هزینههاست. رهبری هزینه، به معنای پیشقدم بودن در کاهش هزینه است. به صورتی که کسب وکارها و رقبای دیگر نتوانند کالا یا خدمتی را به قیمتی پایینتر از ما تولید کنند. در هر بخش از کار خدماتی و یا تولید محصول، باید عملیات با کمترین هزینه، به عنوان یک ارزش و مبنای تصمیمگیریهای یک سازمان مورد توجه قرار گیرد.
به طور کلی، سازمانی میتواند به سمت استراتژی کنترل هزینه حرکت کند که هم در هزینههای ثابت، و هم در هزینههای متغیر، حساسیت زیادی داشته باشد و بتواند از عهدهی کنترل این هزینهها برآید. نقش مدیران مالی به عنوان پیشتازان در استراتژی رهبری و مدیریت هزینهها، بسیار با اهمیت است.
-
برخی از اشتباهات رایج مدیران در مسائل مالی و کنترل هزینهها
۱- بی توجهی به نقدینگی و تمرکز بر روی فروش و سود
بسیاری از سازمان ها، تنها فروش و سود را معیار مناسبی برای سنجش موفقیت مالی در نظر میگیرند. باید بدین نکته توجه کرد که بسیاری از کسبوکارهای نوظهور، به خاطر کمبود نقدینگی با شکست مواجه می شوند نه به علت پایین بودن فروش و سود. مشکل برخی از شرکتهایی که با بحران مالی جدی مواجه میشوند، حجم فروش آنان و یا قیمت تمامشده نیست. بلکه مشکل آنها از آنجایی است که ناچارند بدهیها و هزینهها را سریعا پرداخت نمایند و از طرف دیگر تأخیر مشتریان در پرداخت قیمت کالا و خدمات را تحمل کنند و بپذیرند.
۲- عدم سرمایهگذاری بر روی کارکنان
به اعتقاد گاندرسون بسیاری از مدیران، افرادی را به عنوان نیرو استخدام می کنند که بسیار ارزان هستند. این اقدام نادرستی است و باید بهترین افراد را جذب کنند. علاوه بر نیروی انسانی، شرکت ها باید بر روی تخصص و فناوری های جدید نیز سرمایه گذاری کنند، زیرا سبب اثربخش و ساده تر شدن فرایندهای سازمانی شده و از تکرار فرایندها جلوگیری می شود.
۳- جذب بدون برنامهریزی سرمایه
بسیاری از سازمان ها و بخصوص استارتاپ ها، مشکلاتی عمیقتر از «سرمایه» دارند، اما مرتکب اشتباه میشوند و تصور میکنند که مشکلشان «جذب سرمایه» است. این نوع موسسات با جذب زودهنگام سرمایه، مشکلات بیشتری برای خودشان ایجاد میکنند و گرفتارتر میشوند. هیچچیز نباید سبب شود که یک کسبوکار نوپا بکوشد ضعفهای ساختاری و ضعف ایده و مدل کسب وکار خود را با جذب سرمایه بپوشاند.
۴- دریافت وامهای کوتاه مدت جهت سرمایهگذاری که در بلندمدت نتیجه خواهد داد
مهلت بازپرداخت وام باید تا حد امکان بیشتر از مدت نتیجه دادن یک سرمایهگذاری باشد یا لااقل، اقساط وام به شکلی باشد که درآمد حاصل از یک سرمایهگذاری، کفاف بازپرداخت اقساط آن را بدهد که باید برای آن برنامهریزی شود. در حالی که بسیاری از تامینکنندگان منابع مالی در موسسات و سازمان ها این نکته را نادیده میگیرند و فرضا برای فعالیتی که زودتر از چهار سال نتیجه نمیدهد، وام دوساله دریافت میکنند. در چنین شرایطی میتوان گفت نوعی ریسکپذیری با خوشبینی به سراغ مدیران سازمانها میآید و آنان به امید یک رویداد غیرمنتظره، به سراغ این نوع منابع مالی میروند.
۵- قیمتگذاری نادرست
یکی دیگر از اشتباهات رایج، قیمتگذاری نادرست است. مدیران کسبوکار با قیمتگذاری بسیار بالا به خودشان آسیب میزنند. این در حالی است که مجبور میشوند هر روز و هر هفته، برنامههای تخفیف اجرا کنند. گاهی هم بالعکس قیمتگذاری پایین به کسبوکار لطمه میزند. خصوصاً اینکه باید توجه داشت که پس از قیمتگذاری اولیه، افزایش قیمت، ساده و حتی پذیرفتنی نیست.
۶- حذف هزینههای ضروری و انجام هزینههای غیرضروری
برخی مواقع دیده میشود که سازمان ها منابع خود را در جهت نادرستی مثل ملزومات و موارد مصرفی غیرضروری مصرف میکنند اما برای بخش سرمایهای و یا نیروی کار ماهر و متخصص هزینهای صرف نمیکنند. به شکلی مشابه، استخدامهای گسترده و برنامهریزی نشده هم میتواند خطرناک باشد. خصوصاً اگر هدف صرفاً این باشد که جلوه ظاهری کسبوکار را برای مشتری یا سرمایهگذار احتمالی، افزایش دهید.
۷- عدم انجام برنامهریزی مناسب برای بودجهبندی
تمام کسب و کارها برای برنامه ریزی و تصمیم گیریهای مالی و تخصیص منابع به بودجهبندی نیاز دارند. در بودجهریزی لازم است منابع شناسایی شده و نحوه تخصیص آن به هر بخش و همین طور نحوه تامین آن بازنگری و برنامهریزی شود. عدم توجه کافی به این مساله مهم، لطمات جبرانناپذیری را در حوزه تامین و نگهداری سرمایه و همچنین کنترل هزینهها به سازمان وارد خواهد کرد.
نکاتی که سبب بهبود مدیریت مالی در سازمان می شود:
- تدوین و تنظیم یک برنامه کاری مرحله ای و شفاف برای ارزیابی جایگاه فعلی و تامین سرمایه برای رسیدن به اهداف کوتاه و بلندمدت لازم است.
- نظارت بر صورت حساب های مالی سازمان، که می توان جایگاه کنونی سازمان را برای اهداف آینده مورد سنجش قرار داد.
- نظارت بر صورت حساب های مالی سازمان، که می توان جایگاه کنونی سازمان را برای اهداف آینده مورد سنجش قرار داد.
- بررسی و کنترل مخارج سازمان سبب ریسک نکردن در تجارت می شود.
- ثبت و نگهداری گزارش های حسابداری برای جلوگیری از به هم ریختن صورت حساب های مالی ضروری است.
- کنترل مرتب سهام سازمان یا شرکت سبب می شود که در مواقع نیاز به میزان کافی وجود داشته باشد.
نتیجه گیری
به طور کلی میتوان گفت مدیرمالی با در دست داشتن اطلاعات لازم و کافی در رابطه با سازمان و نهاد موردنظر دست به اقدام و تلاش در زمینه طراحی و برنامهریزی یک سیستم مالی برای سازمان می کند تا بتواند به فرایند تصمیمگیری، بودجهبندی، کنترل هزینهها و کسب درآمد کمک کند و مدیران ارشد بر اساس آن بتوانند به کسب سود، جذب سرمایه، استخدام نیروی کار مورد نیاز و … مبادرت ورزند. در این مساله مهم تسلط به دانش حسابداری و مالی اجتنابناپذیر است. بنابراین دانش مدیریت مالی بدون تجربه کار مالی و حسابداری وآشنایی کامل مدیران به تمامی وجوه گردش مالی و سیستمهای سود و زیان و دیگر امور جزیی، ناممکن به نظر میرسد.
چگونه مدیری اثرگذار باشیم